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まちづくり振興課
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広報ポイント

自分たちの活動をPRしよう ~広報のポイント~

 ネットワークの第一歩は、まず自分たちの活動を知ってもらうことです。また、せっかく頑張って活動やイベント、講座などの催しをするのですから、一人でも多くの人に来てもらいたいですね。本当に知ってもらいたい人に、どうすれば伝わるのでしょうか。
 このコーナーでは、そんな「広報のポイント」についてお話します。

「伝わる」広報のポイント

●内容(テーマ)と対象者(ターゲット)を絞りましょう!
 自分たちが広報したい内容(テーマ)は何でしょう。自分たちの活動、催しやイベント、ボランティア募集や募金の呼びかけ、内容によって自ずと対象者(ターゲット)は変わってきます。対象者が求めているものを表現できるように心がけましょう。あれもこれも詰め込み過ぎると、かえって伝わりにくい場合があります。
●広報の時期と機会
 イベントなどがある場合には、最低1~2ヶ月前にはチラシを作るようにしましょう。広報の計画をつくり、広報するタイミング、またどんなメディアが効果的なのかを考えてみましょう。
 特に来てもらいたい人などには3回程度の広報(例えば2ヶ月前にチラシ、1ヶ月前に電話を、そして1週間前にファックスやメールを送るなど)をすると効果的です。もちろん相手が不快に感じるような広報のしかたは避けてください。
●基本情報を大切に
 開催日時、場所、講師、主催を書きながら、連絡先を書き忘れてしまったために、参加者が混乱してしまったという話は少なくありません。基本的な情報こそ抜け落ちないように気をつけましょう。
 またサークル名だけでは、どんなことをしているグループか解らないことがあるので、「自分たちのグループは○○を目的に、△△をしているグループです」と入れておくなど、活動の趣旨を理解してもらったり、誤解を避けたりする工夫をしましょう。
●ターゲットを外さない
 市民活動として活動する場合、自分たちの活動や催しに関心をもつ(もってもらいたい)層は決まっているはず。そのターゲットは「どのような考え方をするのか」「どんな言葉に反応するのか」など常にターゲットとなる層のことを考え、そこを外さないよう、自分たちらしい特徴ある紙面づくりを心がけましょう。
図

メディアを活用した広報のポイント

 私たちの身近にある新聞や市発行の「広報くさつ」などのメディアは、見るだけのものと思っていませんか。自分が見ているということは、他の人たちも見ているということ。自ら情報発信していくには限界があっても、メディアを上手に活用していくことで効果があがる場合もあります。
●様々なメディア(媒体)
◇会報 ◇SNS ◇メール
◇チラシ ◇Facebook ◇FAX
◇パンフレット ◇twitter ◇地域の掲示板
◇ポスター ◇イベント ◇行政の広報やタウン誌など
◇WEBサイト ◇新聞・テレビなどの報道 ◇クチコミ
●メディアの特性と使う時の留意点
メディア 特性 使うときの留意点
会 報 支援者や受益者に、定期的に必要な情報を届けることが出来る。 比較的関与度の高い人に届けるものとはいえ、読んでみたくなる、読みやすいための工夫が大事。
チラシ 特定の場所で、手にとってもらうことができ、知ってもらうきっかけとして機能する。 はじめての人を想定し、ビジュアルや文書の「トーン」を考えるべき。どの程度の情報を入れるかがポイント。
パンフレット 団体の基本的な情報をまとめて読んでもらうツール。
団体の顔としての機能。
その一冊を読むと、団体の概要が大体わかるようにするべき。ページ数が多いとコストがかかるので、場合によっては一枚もののリーフレットと使い分けることも必要。
ポスター 人目を引くことで、団体や活動を知ってもらうきっかけになる。 “通りすがりの人”に向けたものであり、①目を引くこと②最低限の情報がコンパクトにまとまっていることが必要。
WEBサイト 場所や時間の制限が無く、コンピュータを使える人には、有効かつ効率的に伝達できるメディア。 ホームページなどの存在を、どうやって知ってもらうかがポイント。内容(コンテンツ)をどうつくるかが非常に重要。
ビデオ 映像の持っているリアリティや説得力がある。うまく伝えられれば非常に強いメディア。 見る側の関心度やエネルギーが必要。どういう場所で、どんな人に見てもらうのかを考えて、時間や構成を検討すべき。
イベント じかに会って話が出来る、話題性がある、などの点で強いメディア。 どういうイベントにし、「何の力で人を呼ぶか」を考えることが重要。開催までの準備が結構大変。
新聞・テレビ
などの報道
タイムリーな問題、関心度の高い話題などであれば、取材してもらうことが出来る。マスメディアの力はやはり大きい。 記者にどうコンタクトをとり、情報をどうリリースしていくかがポイント。いい関係をつくることが出来れば、継続的な力に。
メール 即時性が高く、コストも低い。転送が容易なため情報の拡散が早い。メールマガジン、メーリングリストなどのシステムを活用することで対話型のメディアになることも。 送りっぱなしで意外と読んでもらえないことも。FAXなどの併用が効果的?
また、発信者の了解をとらずに勝手に転送や部分コピーをしないなど、基本的ルールを守ることが大事。
FAX 郵便よりも、他の発信物に紛れず対象に届く可能性が高い。 不鮮明な白黒画像でも、見やすく読みやすいデザインにすること。宛名を明確にすること。
地域の掲示板 自治体が設置していて、地域の人たちが毎日見る機会があるので、比較的狭い範囲を対象にしたイベントに効果的。公民館など地域拠点の資料閲覧コーナーも利用出来る。 自治体ごとに決まりがあるので、広報課などに問い合わせてみるとよい。同時に自治体の後援を取って信頼度をアップさせることもできる。
広報
タウン誌など
地域に根ざしたメディアとして意外に反応がよい。特に主婦層、高齢者層は読んでいる場合が多い。同様に一般新聞の地方版も日頃からニュースソースとしておくと掲載される確率が高い。 タウン誌の掲載は有料の場合がある。
また広報は締切りが早めなので、広報課など担当部署に問い合わせてみるとよい。
あなた自身 いろんな人に会って、いろんな話が出来る。生身の言葉が持つ説得力はやはり強いです。 人に会うときの服装(きれいならいいわけでもない)、表情、話し方など、あなた自身の印象はとても大切です。
出展:NPO広報力向上委員会

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